Arşiv hizmet ve faaliyetlerini düzenlemek, kamuda belge yönetimini sağlamak üzere Cumhurbaşkanlığına bağlı Devlet Arşivleri Başkanlığı kuruldu.

Resmi Gazete'nin bugünkü sayısında yayımlanarak yürürlüğe giren 11 numaralı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi ile kurulan Devlet Arşivleri Başkanlığı, Cumhurbaşkanlığına bağlı ve genel bütçeye tabi olacak.

Kararname ile Başkanlığın görevleri de belirlendi. Buna göre, Başkanlık, kamu, özel ve yurt dışı arşivlerinde bulunan devlet, millet hayatını ilgilendiren belgeleri tespit ve tescil edecek, sertifikalandıracak, gerektiğinde ise satın alarak devlet arşivlerine kazandıracak.

Başkanlık, arşiv belgelerinin tahribini önleyecek tedbirleri alacak, arşiv laboratuvarı kuracak veya laboratuvar hizmeti satın alacak; bunların tamir, konservasyon ve restorasyonunu yapacak.

Arşivlerde gerçekleştirilecek mikrofilm ve dijitalleştirme faaliyetleri ile yenilikçi tekniklerin uygulanması için çalışma yürütecek Başkanlık, Devlet Arşiv Ağını ve Devlet Arşivi Veri Merkezini oluşturup koordine edecek.

Başkanlık ayrıca kağıt ve elektronik ortamda oluşturulan arşiv belgelerinin her türlü güvenliğine ilişkin önlemleri alacak.

Düzenlemeye göre Başkan, Cumhurbaşkanına karşı sorumlu olacak ve Cumhurbaşkanı tarafından belirlenen amaç, politika ve stratejilere uygun olarak Başkanlığı yönetecek.

Hizmet birimleri de oluşturuldu

Kararname ile Başkanlığa bağlı 9 başkanlık ve bir özel kalem müdürlüğü oluşturuldu.

Buna göre başkanlığın hizmet birimleri şunlar:

"Cumhurbaşkanlığı Arşivi Dairesi Başkanlığı, Belge Tespit ve Değerlendirme Dairesi Başkanlığı, Tasnif ve Araştırma Hizmetleri Dairesi Başkanlığı, Bilgi İşlem ve Elektronik Arşiv Dairesi Başkanlığı, Muhafaza ve Bakım Dairesi Başkanlığı, Personel ve Eğitim Dairesi Başkanlığı, Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı, Dış İlişkiler ve Tanıtım Dairesi Başkanlığı, Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı."

Kararnamede ayrıca hizmet birimlerinin görevleri de belirlendi. Buna göre, Cumhurbaşkanlığı Arşivi Dairesi Başkanlığı, Atatürk ve sonraki Cumhurbaşkanları dönemlerine ait bilgi, belge, eşya, fotoğraf ve benzeri kaynakları derleyip arşivleyecek.

Öte yandan, bu Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi kapsamına giren ve elinde arşiv belgesi ve arşivlik belge bulunduran kurum ve kuruluşlar, ellerindeki arşiv belgelerini saklamak, saklanmasına gerek kalmayan belgeleri ise yok etmekle yükümlü olacaklar.

Arşiv belgesi ve arşivlik belge temliki tasarruflar amacıyla kullanılamayacak, tahrip ve tahrif edilemeyecek yurt dışına çıkartılamayacak.

Bu Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi kapsamına giren kurum ve kuruluşların kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, bünyelerinde ayıklama ve imha komisyonları oluşturulacak.

İş birliği ve bilgi toplama

Kararnameye göre Başkanlık, görev alanına giren konularda bakanlıklar, kamu kurum ve kuruluşları, kamu iktisadi teşebbüsleri ve kamu kurumu niteliğindeki kuruluşlar ile yakın iş birliği içinde bulunacak. Başkanlık, görevleri ile ilgili gerekli olan bilgileri bütün kamu kurum ve kuruluşlarından istemeye yetkili olacak.

Kamu kurum ve kuruluşları kendilerinden istenen bütün bilgiyi vermekle yükümlü olacak. Bu şekilde elde edilen bilgilerden ticari sır niteliğinde olanların ise gizliliğine uyulacak.

Başkanlık, görevleri ile ilgili olarak ihtiyaç duyduğu konularda araştırma, etüt ve proje ile uluslararası ikili ve çok taraflı temas ve toplantılar düzenleyebilecek. Bunlarla ilgili her türlü mal ve hizmetlerin sağlanması gibi işleri yerli ve yabancı gerçek ve tüzel kişilere sözleşme veya pazarlık suretiyle yaptırabilecek.

Başkan sınırlarını açıkça belirlemek şartıyla yetkilerinden bir kısmını astlarına devredebilecek ancak yetki devri, yetki devreden amirin sorumluluğunu kaldırmayacak.

Personel istihdamı, çalıştırılması ve görevlendirme

Başkanlıkta 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun ilgili ek maddesine göre Arşiv Uzmanı ve Arşiv Uzman Yardımcısı istihdam edilebilecek.

Başkanlıkta, sözleşmeli personel istihdam edilebilecek, Başkanlığa kurumlar arası geçici görevlendirme yapılabilecek. Bu suretle çalıştırılacakların sözleşme usul ve esasları ile ücret miktarı ve her çeşit ödemeleri Cumhurbaşkanınca tespit edilecek.

Başkanlığın 2018 mali yılı harcamaları, Hazine ve Maliye Bakanlığınca yeni bir düzenleme yapılıncaya kadar Cumhurbaşkanlığının 2018 yılı bütçesinde yer alan ödeneklerden karşılanacak.

Kapatılan Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü kadro ve pozisyonlarında bu Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin yürürlüğe girdiği tarih itibarıyla en az 2 yıl, en fazla 10 yıl görev yapan ve lisans eğitimi veren yükseköğretim kurumları veya bunlara denkliği kabul edilen yurt dışındaki öğretim kurumlarından mezun olanlar; Başkanlıkça belirlenecek usul ve esaslara göre, bir defaya mahsus olmak üzere 6 ay içerisinde yapılacak yazılı ve sözlü sınavda başarılı olmak şartıyla Arşiv Uzman Yardımcılığı kadrolarına atanabilecek.

Aynı şartlarda en az 10 yıldır kurumda görev yapanlar ise bir defaya mahsus olmak üzere, yapılacak yazılı ve sözlü sınavı kazanmak şartıyla Arşiv Uzmanlığı kadrolarına atanabilecek. Bu şekilde atanacakların sayısı, Arşiv Uzmanı toplam kadro sayısının yüzde 30'unu geçemeyecek. 10 yıldan aşağı hizmeti olanlar uzman yardımcısı 10 yıldan fazla hizmeti olanlar uzman kadrolarına atandıklarında bunlar için ilgili mevzuattaki kısıtlamalar uygulanmayacak.

Kararname ile Devlet Arşivleri Başkanlığı için bir başkan ve 3 başkan yardımcısı, 9 daire başkanı, 1 özel kalem müdürü, arşiv uzman ve yardımcılarından oluşan 524 kadro ihdas edildi.